Assistant de Direction - Cycle de l'Eau - Communauté d'Agglomération Versailles Grand Parc H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et interlocuteurs de la direction ;
Secrétariat de la direction (saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes)
Organiser les réunions de la direction : planification, invitations, réservation des salles et préparation des documents nécessaires ;
Assurer le suivi administratif des dossiers de participation pour le financement de l'assainissement collectif (PFAC) en vue de leur recouvrement : tenue des tableaux de suivi, lettres d'information, relances et réponses aux administrés ;
Créer les tiers dans le logiciel E-Sedit et établir les états de recouvrement ou les annulations de titres liés notamment à la PFAC, à l'assainissement non collectif et aux remboursements d'intervention ;
Assurer le suivi administratif des contrôles des poteaux incendie : mise à jour des tableaux, préparation des courriers et relances ;
Mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord sous Excel de la direction : courriers reçus, tableau de suivi des contrôles, congés, astreintes et autres suivis d'activité
Commandes de fournitures administratives, de produits pharmaceutiques et des autres besoins courants de la direction ;
Être la référente fonctionnelle de la direction pour le logiciel « x-bus » ;
Organiser le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de gestion documentaire.

Vos missions ponctuelles :
Rechercher, consolider et diffuser les informations utiles à l'activité de la direction ;
Contribuer au suivi administratif des enquêtes publiques, des délibérations et des conventions.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078261013000505-assistant-direction-cycle-eau?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Formation:
Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat, BTS assistant de direction)

Expérience:
Expérience en secrétariat

Savoir être :
Sens du service public
Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité reconnues
Capacité relationnelle et rédactionnelle
Réactivité et capacité à gérer l'urgence
Aptitude à la communication avec le public et avec l'équipe
Esprit d'équipe
Disponibilité

• Gestion des fonds documentaires
• Autonomie
• Excel
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité