Assistant de Direction - Cycle de l'Eau H/F - Communauté D'agglomération de Versailles Grand Parc

Rattaché(e) au directeur, Vos missions principales :

• Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et interlocuteurs de la direction ;
• Secrétariat de la direction (saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes)
• Organiser les réunions de la direction : planification, invitations, réservation des salles et préparation des documents nécessaires ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers de participation pour le financement de l'assainissement collectif (PFAC) en vue de leur recouvrement : tenue des tableaux de suivi, lettres d'information, relances et réponses aux administrés ;
• Créer les tiers dans le logiciel E-Sedit et établir les états de recouvrement ou les annulations de titres liés notamment à la PFAC, à l'assainissement non collectif et aux remboursements d'intervention ;
• Assurer le suivi administratif des contrôles des poteaux incendie : mise à jour des tableaux, préparation des courriers et relances ;
• Mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord sous Excel de la direction : courriers reçus, tableau de suivi des contrôles, congés, astreintes et autres suivis d'activité
• Commandes de fournitures administratives, de produits pharmaceutiques et des autres besoins courants de la direction ;
• Être la référente fonctionnelle de la direction pour le logiciel « x-bus » ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de gestion documentaire.

Vos missions ponctuelles :

• Rechercher, consolider et diffuser les informations utiles à l'activité de la direction ;
• Contribuer au suivi administratif des enquêtes publiques, des délibérations et des conventions.

Informations complémentaires

Cycle de travail :Poste en 39h Nombre de jours de congés :25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition Avantages :Participation de la communauté d'agglomération Versailles Grand Parc à la mutuelle et au contrat collectif PrévoyanceRemboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

Formation:Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat, BTS assistant de direction)

Expérience:Expérience en secrétariat

Savoir être : Sens du service public Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité reconnues Capacité relationnelle et rédactionnelle Réactivité et capacité à gérer l'urgence Aptitude à la communication avec le public et avec l'équipe Esprit d'équipe Disponibilité

• Gestion des fonds documentaires
• Autonomie
• Excel
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité