Responsable Administratif et Financier H/F - 78

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service de santé étudiante (SSE) assure les missions d'éducation à la santé, de prévention, d'organisation de la veille sanitaire pour l'ensemble de la population étudiante et l'accompagne dans son parcours de soins. Les pôles santé SSE accueillent les étudiants et étudiantes à proximité de leur lieu d'études ou de résidence au sein des facultés, IUT, écoles et universités membres-associés de l'Université Paris-Saclay.

Sous l'autorité hiérarchique du médecin directeur du SSE, le/la responsable administratif·ve et financier·e travaille en lien fonctionnel étroit avec :

- les responsables de pôles,
- les services centraux de l'Université (finances, ressources humaines, affaires juridiques, achats),
- les partenaires institutionnels et financeurs.

Le/La responsable administratif·ve et financier·e assure le pilotage administratif, financier et organisationnel du SSE et de l'ensemble de ses pôles.

Il/Elle contribue à la sécurisation des procédures, à l'optimisation des ressources et à l'aide à la décision stratégique de la direction.Missions principales de l'agent·e :

- Pilotage administratif et appui à la direction

- Conseiller et assister le médecin directeur dans le pilotage global du service ;
- Participer à la définition des orientations stratégiques et à leur déclinaison opérationnelle ;
- Préparer et suivre les instances de gouvernance du service (réunions de direction, comités, groupes de travail) ;
- Produire des outils d'aide à la décision (notes, tableaux de bord, bilans d'activité, indicateurs) ;
- Assurer la coordination administrative entre les différents pôles du SSE et entre les différents·es intervenants·es et partenaires de la maison de la santé étudiante.

- Gestion budgétaire et financière

- Élaborer, piloter et suivre le budget du SSE (budget global et budgets par pôle) et de façon particulière du centre de santé ;
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire, analyser les écarts et proposer des mesures correctrices ;
- Mise en place de la chaine accueil- facturation- recouvrement, supervision de sa bonne application, veille sur les évolutions (logicielle ou législatives) et gestion de la Régie ;
- Contribuer à la recherche et au suivi des financements spécifiques (subventions, partenariats, conventions) ;
- Garantir la conformité des actes de gestion avec la réglementation financière et comptable publique ;
- Être l'interlocuteur·trice privilégié·e des services financiers de l'Université.
- Etre garant·e des remontées et suivi des flux entre SSE et CPAM

- Gestion administrative, juridique et contractuelle

- Piloter la gestion administrative du service (conventions, marchés, contrats, partenariats, mise en place et actualisation des procédures administratives et financières) ;
- Veiller à la sécurisation juridique des actes et à la bonne application des procédures internes en collaboration étroite avec le Direction juridique de l'Université ;
- Assurer le suivi des moyens matériels, des achats et de la logistique en lien avec les pôles.

- Coordination du fonctionnement des pôles

- Accompagner les responsables de pôles dans leurs besoins administratifs et financiers ;
- Harmoniser les pratiques et outils de gestion au sein du service ;
- Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation et des processus internes ;
- Participer à la structuration et à l'évolution du service en fonction des besoins des étudiants/étudiantes et des orientations institutionnelles.