Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Centralesupelec

Le Laboratoire de Génie Industriel (LGI) est l'une des 16 unités de Recherche de CentraleSupélec (Université Paris-Saclay). Il étudie les systèmes socio-techniques tout au long de leur cycle de vie. Composé de 83 chercheurs répartis en 4 groupes, il fonctionne autour de 5 thématiques transversales et de 7 chaires industrielles. Ses travaux contribuent directement à plusieurs Objectifs de Développement Durable (ODD) des Nations Unies.
Votre mission principale du poste sera la gestion administrative et financière du laboratoire comptant environ 100 personnes. Il est en cours de devenir une Zone à Régime Restrictif et en suit déjà les recommandations.
Vous devrez faire preuve de flexibilité afin de travailler en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière et d'assurer la redondance sur certaines activités qui doivent être suivies de manière continue. Vous serez placé(e) sous la responsabilité de la Directrice du laboratoire.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :
Accueil des nouveaux arrivants : Personnel recruté (hors personnel permanent), invités, stagiaires :
-Identification des process adaptés à chaque nouvelle arrivée, rédaction des actes administratifs (dont l'instruction des dossiers de demande d'accès à notre Zone à Régime Restrictif), suivi de l'avancement des accords et signatures.
-Echange et accompagnement des nouveaux arrivants dans les démarches administratives

Actions sur les comptes informatiques : Gestion des demandes de création et de clôture des comptes informatiques à la Direction Informatique.

Commande publique : Demandes de devis, saisies des bons de commande, envoi des bons de commande validés aux fournisseurs, constatation des services-faits, classement et archivage de toutes les pièces réglementaires. Le cas échéant, mise en concurrence des fournisseurs ou travail collaboratif avec la Direction Financière pour la mise en place de marché public

Gestion des frais de déplacement des membres du laboratoire et des personnes invitées par le laboratoire :
-Saisie des Ordres de Mission (dont réservation des hébergements et des billets de train/avion)
-Suivi des missions terminées : collecte des justificatifs et des informations utiles pour établir les Etats de Frais Définitifs
-Classement et archivage des toutes les pièces réglementaires

Actions sur les référentiels : Demandes de création des nouveaux fournisseurs et nouveaux agents à la Direction Financière

Organisation des soutenances de thèse (environ 20 soutenances / an) :
-Diffusion et communication des dates, salles aux membres du jury et aux encadrants
-Création et paramétrage des invitations Teams (en cas de soutenance en mode hybride)
-Collecte des besoins des membres du jury et organisation de leur venue (ordres de mission)

Participation à l'organisation des évènements du Laboratoire :
-Réservation de salles et du matériel nécessaire auprès de la DPIET
-Echanges avec les traiteurs et les prescripteurs de l'évènement

Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'un Bac +2, idéalement dans le domaine de la gestion, de la comptabilité ou de l'administration publique. Vous justifiez d'une première expérience dans la gestion administrative et financière, de préférence au sein d'un établissement public.
Vous maîtrisez les fondamentaux de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) et êtes à l'aise avec les outils bureautiques courants.
Reconnu(e) pour votre fiabilité, votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous faites également preuve de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler efficacement en équipe et d'interagir avec différents interlocuteurs internes et externes.
Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.
Niveau d'anglais, oral et écrit, est équivalent au B2.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Comptabilité publique,Gestion des flux financiers,Superviser la gestion financière,Assurer la gestion administrative d'une activité,Respecter des engagements budgétaires

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion des ressources financières