Secrétaire du Parquet Général de la Cour d'Appel de Versailles H/F - 78

- Les activités du service
assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
mettre en forme et valoriser des supports écrits
prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Composition et effectifs du service
1 greffier au secrétariat particulier du procureur général
3 agents au secrétariat commun du parquet général (SA ou AA)

Votre hiérarchie
Procureur général, secrétaire général, chargé de mission, chef de cabinet pour l'opérationnel
DSGJ principal, responsable de pôle pénal pour la gestion administrative (gestion des congés, télétravail, gestion de la carrière, horaires, etc)

Vos interlocuteurs métiers
Secrétariat de la première présidence - secrétariat du directeur de greffe - service administratif régional
Juridictions du ressort

Le poste à pourvoir est localisé au secrétariat du parquet général qui comprend 4 agents.

Le télétravail est possible à raison d'un jour par semaine (jour flottant)Vos activités principales

SECRÉTARIAT DU PARQUET GÉNÉRAL

Fonctions principales :

· Aide à la préparation des dossiers de candidature à l'intégration dans la magistrature (B2) et les candidatures pour les magistrats en service extraordinaire;

· Soutien à la gestion (phase recrutement) des assistants de justice, des élèves avocats, des juristes assistants, des stagiaires, en lien avec le chef de cabinet du procureur général ;

· Assistance à la réunion de calage du planning hebdomadaire S+1 chaque vendredi, dirigé par le chef de cabinet; soutien aux actions de préparation des différentes réunions et dossiers;

· Gestion des magistrats honoraires: recrutement, enregistrement, suivi administratif, rédaction de la proposition et mission, formalisation des états mensuels des vacations ;

· Soutien dans la gestion RH des magistrats: suivi administratif, demandes diverses, congés, CET;

· Notification des délibérations de la commission d'avancement concernant les intégrés en juin et décembre;

· Tri et ventilation du courrier du service, à tour de rôle avec les autres fonctionnaires du secrétariat ;

· Etablissement et diffusion des tableaux de permanence du week-end (à tour de rôle)

· Soutien actif à l'organisation matérielle du concours de l'ENM (annuel et complémentaire), inclus les demandes de B2 et d'enquête de moralité, sous le contrôle du chef de cabinet;

· Diffusion de la permanence trimestrielle, à tour de rôle ;

· Tri et ventilation du courrier traité par le procureur général et les membres du cabinet, à tour de rôle;

Fonctions liées à la polyvalence : en cas d'absence des collègues ou vacance de poste

· recherches cassiopée, suivi sur Esabora AS des affaires signalées, sur demande expresse du procureur général;

· Préparation, organisation (format salle, mise en forme dossiers, convivialité.) et suivi des réunions ;

· Planning hebdomadaire et mensuel du parquet général, mise à jour de l'agenda électronique ;

· Logistique : demandes de fournitures et d'intervention, répartition des codes, badges, clefs, gestion des arrivées et départs des magistrats, (bureau, informatique, accès aux applicatifs et boîtes structurelles, listes de diffusion); constitution du dossier d'accueil (NAPR) ;

· Réservation des salles (PILOT) et des véhicules, diffusion des réservations aux intéressés ;