Secrétaire Administratif Secrétariat de la Première Présidence de la Cour d'Appel de Versailles H/F - 78

Les activités du service

- assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
- fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
- mettre en forme et valoriser des supports écrits
- prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

Composition et effectifs du service

2 secrétaires administratifs au secrétariat particulier du premier président
3 agents au secrétariat de la première présidence (SA ou AA)

Votre hiérarchie
Premier président, secrétaire général, secrétaire général adjoint, chef de cabinet pour l'opérationnel
Directeur de greffe pour la gestion administrative (gestion des congés, télétravail, gestion de la carrière, horaires, etc)

Vos interlocuteurs métiers
Secrétariat du parquet général - secrétariat du directeur de greffe - service administratif régional
Juridictions du ressortVos activités principales

SECRÉTARIAT DE LA PREMIÈRE PRÉSIDENCE

- Responsable du service des conciliateurs de justice, en lien avec le SGA (160 conciliateurs) :
- Gestion quotidienne de la boite mail structurelle du service (référent)
- Recensement des besoins sur le ressort
- Instruction des dossiers de candidatures
- Supervision de l'organisation des stages préalables obligatoire
- Rédaction des procès-verbaux de prestations de serment
- Rédaction et notification des ordonnances de nomination, de renouvellement et de cessation de fonctions
- Assurer le lien avec les différents interlocuteurs : les Magistrats Coordinateurs de la Protection et de la Conciliation du ressort, l'Association des Conciliateurs de la Cour d'Appel de Versailles, le Service Administratif Régional (etc.)
- Mise à jour des différents outils de suivi et alimentation du réseau partagé PP/PG/SAR
- Missions déléguées du SAR : autorisation d'utilisation du véhicule personnel, gestion des demandes d'affiliations à la sécurité sociale

- Gestion des Magistrats à titre temporaire du ressort (40 magistrats) :
- Instruction des dossiers de candidatures
- Rédaction des procès-verbaux de prestations de serment
- Suivi des nominations
- Évaluations
- Suivi des états de vacations
- Suivi des effectifs du ressort, recensement des besoins au sein des juridictions

- Gestion des Magistrats honoraires juridictionnels ou non juridictionnels du ressort
(30 magistrats) et des avocats honoraires (9 AHFJ) :
- Instruction des dossiers de candidatures
- Rédaction des procès-verbaux de prestations de serment
- Suivi des nominations
- Rédaction des contrats de mission pour les MHFNJ
- Évaluations
- Suivi des états de vacations
- Suivi des effectifs du ressort, recensement des besoins au sein des juridictions

- Ordonnances de désignation des présidents et assesseurs des cours d'assises et cours criminelles du ressort et dossiers / Ordonnances de désignation des cours d'assises d'appel, en lien avec le premier président de chambre et les juridictions du ressort :
- Gestion de la boite mail structurelle du service (référent)
- Rédaction des ordonnances et diffusion
- Mise à jour du tableau de suivi et alimentation du réseau partagé
- Gestion et suivi des assesseurs des pôles sociaux / TPE / TPBR / TAE :
- Gestion de la boite mail structurelle du service (référent)
- Procédure de nomination en lien avec les différents interlocuteurs et juridictions du ressort
- Rédaction des ordonnances de nomination
- Gestion des dossiers administratifs (fiches de renseignement, PV de prestation de serment et d'installation, procédures d'incidents)
- Suivi des effectifs (tableau de recensement pour chaque pôle social du ressort)
- Assurer le lien avec les différents interlocuteurs : la DSJ, le SAR, les chefs de juridiction du ressort
- Suivi des conseillers prud'homaux
- Suivi des tribunaux de commerce et TAE
- Responsable de l'organisation de l'ensemble des opérations liées a