Assistant de Direction - Crous de Versailles H/F - Service Public
Les missions du poste
Auprès de la direction générale, l'assistant(e) de direction occupe des fonctions stratégiques pour faciliter le travail de la direction générale.
Activités principales :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs et interlocuteurs de la direction ;
- Planifier et organiser des rendez-vous et réunions internes et externes (mise à l'agenda, préparation des ordres du jour, convocations et dossiers, réservations des salles et repas, etc.)
- Participer à l'organisation d'évènements ;
- Tenir les agendas du directeur général et de son adjoint ;
- Recevoir, traiter et orienter des appels et messages téléphoniques ;
- Organiser les déplacements de la direction générale ;
- Gérer les demandes de réservation de salles de réunion ;
- Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;
- Exploiter et mettre à jour les outils de suivi du secrétariat de direction (suivi des courriers et sollicitations extérieures, répertoires et annuaires) ;
- Classer et archiver les dossiers de la direction générale.
- Travailler, selon les nécessités de services, pour les services logement et dossier social étudiant au sein du Crous ;
- Intervenir, selon les besoins, en appui du service chargé de la logistique et des moyens généraux sur la gestion du courrier des services centraux du Crous
Savoir-faire :
Maitrise des logiciels de traitement de texte (styles, publipostages, étiquettes) et bonne connaissance d'Excel et PowerPoint
Maîtrise avancée des logiciels de messagerie électronique
Familiarité avec le style administratif Respect des échéances
Rigueur Maitrise de la prise de notes
Aptitudes rédactionnelles confirmées
Gérer la confidentialité des informations
Savoir être :
Sens des relations humaines
Savoir faire preuve de diplomatie
Réactivité, capacité à faire face à l'imprévu / à l'urgence Capacité d'adaptation, d'anticipation et d'organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Sens du service public
Connaissances professionnelles requises :
Connaissance des techniques de secrétariat et de l'environnement bureautique
Connaissance de l'environnement administratif Bonne expression écrite (orthographe et grammaire)
Une expérience auprès d'un élu local ou national, d'une direction d'établissement public ou dans une direction d'administration centrale serait un plus.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement de texte
- Orthographe
- Grammaire
- Organisation d'événements
- Excel
- PowerPoint
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Prise de note
- Confidentialité
