Agent Polyvalent Courrier Flux Numériques - Navette- CDD H/F - Ville de Versailles
Agent Polyvalent Courrier Flux Numériques - Navette- CDD H/F
Ville de Versailles · Versailles - 78 · Fonctionnaire
Les missions du poste
Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques...
Missions principales :
Gestion des flux entrants et sortants
- Procéder à la préparation à la numérisation des flux documentaires et des courriels, à leur numérisation, au renseignement des métadonnées, au vidéocodage et à leur intégration dans l'outil de GEC YPOK.
- Assurer un premier niveau de contrôle de la cohérence de l'activité : ouverture des courriers, tri, ventilation dans les casiers dédiés et contrôle de la répartition.
- Diffuser le courrier papier au sein des services
- Prendre en charge les courriers départ ..., (affranchissement et contrôle des flammes postales, des plis recommandés, des envois en nombre et des lettres urgentes avant la collecte postale, ...)
- Enregistrement des recommandés expédiés sur le logiciel Excel dédié.
- Collecter et ventiler les plis des conseillers municipaux dans les boites aux lettres dédiées en H+0.
- Contrôle des plis avant dépôt et collecte
- Collecte et enregistrement des travaux de la reprographie.
Traitement des factures à destination du service comptabilité
- Réceptionner les factures, les préparer à la numérisation, les numériser, remplir les champs de métadonnées dans l'outil dédié.
- Ventiler les factures papier par cases et trier par code service-comptabilité.
- Mettre sous pochette et acheminer ces factures à la Direction des Finances pour enregistrement au service comptabilité de la ville
- Récupérer les factures enregistrées auprès du service de la comptabilité et ventiler les pochettes correspondantes dans les différents services.
- Intégrer les factures reçues par mail : remplir les métadonnées absentes et contrôler l'exactitude les métadonnées remontées automatiquement par IXCature.
Remplacement du chauffeur navette
- Réceptionner et collecter le courrier sur les sites externes.
- Trier, contrôler et ventiler les objets à destination et au départ des sites annexes
- Assurer le suivi des plis en liaison avec le service de la reprographie et la Préfecture (contrôle de la légalité) : enregistrement informatique
- Saisir les données dans le tableau de suivi dédié.
- Transporter des courriers divers entre différents sites (de la collectivité et VGP)
- Respecter les délais prévus pour les livraisons
- Veiller au respect du conditionnement des biens transportés
Contrôle et entretien du véhicule
- Détecter et informer des dysfonctionnements du véhicule
- Tenir le véhicule en parfait état de propreté
- Renseigner le carnet de bord du véhicule
Missions ponctuelles :
- Mise à jour du suivi des arrêtés A dans les outils dédiés.
- Contrôle du RIL en collaboration avec un agent en charge du recensement de la population.
- Elaboration du suivi statistique des recommandés arrivés/départs, des arrêtés, des LRE et des PND sous EXCEL
Missions principales :
Gestion des flux entrants et sortants
- Procéder à la préparation à la numérisation des flux documentaires et des courriels, à leur numérisation, au renseignement des métadonnées, au vidéocodage et à leur intégration dans l'outil de GEC YPOK.
- Assurer un premier niveau de contrôle de la cohérence de l'activité : ouverture des courriers, tri, ventilation dans les casiers dédiés et contrôle de la répartition.
- Diffuser le courrier papier au sein des services
- Prendre en charge les courriers départ ..., (affranchissement et contrôle des flammes postales, des plis recommandés, des envois en nombre et des lettres urgentes avant la collecte postale, ...)
- Enregistrement des recommandés expédiés sur le logiciel Excel dédié.
- Collecter et ventiler les plis des conseillers municipaux dans les boites aux lettres dédiées en H+0.
- Contrôle des plis avant dépôt et collecte
- Collecte et enregistrement des travaux de la reprographie.
Traitement des factures à destination du service comptabilité
- Réceptionner les factures, les préparer à la numérisation, les numériser, remplir les champs de métadonnées dans l'outil dédié.
- Ventiler les factures papier par cases et trier par code service-comptabilité.
- Mettre sous pochette et acheminer ces factures à la Direction des Finances pour enregistrement au service comptabilité de la ville
- Récupérer les factures enregistrées auprès du service de la comptabilité et ventiler les pochettes correspondantes dans les différents services.
- Intégrer les factures reçues par mail : remplir les métadonnées absentes et contrôler l'exactitude les métadonnées remontées automatiquement par IXCature.
Remplacement du chauffeur navette
- Réceptionner et collecter le courrier sur les sites externes.
- Trier, contrôler et ventiler les objets à destination et au départ des sites annexes
- Assurer le suivi des plis en liaison avec le service de la reprographie et la Préfecture (contrôle de la légalité) : enregistrement informatique
- Saisir les données dans le tableau de suivi dédié.
- Transporter des courriers divers entre différents sites (de la collectivité et VGP)
- Respecter les délais prévus pour les livraisons
- Veiller au respect du conditionnement des biens transportés
Contrôle et entretien du véhicule
- Détecter et informer des dysfonctionnements du véhicule
- Tenir le véhicule en parfait état de propreté
- Renseigner le carnet de bord du véhicule
Missions ponctuelles :
- Mise à jour du suivi des arrêtés A dans les outils dédiés.
- Contrôle du RIL en collaboration avec un agent en charge du recensement de la population.
- Elaboration du suivi statistique des recommandés arrivés/départs, des arrêtés, des LRE et des PND sous EXCEL
Le profil recherché
Formation :
- Niveau IV Bac/ Bac +2
- Permis B : Autorisation de conduite
- Bonne condition physique (port de charges lourdes)
Autonomie et responsabilités :
- Responsabilités liées à la distribution, la confidentialité et le secret de la correspondance.
- Responsabilité dans la conduite du véhicule, le respect des règles de sécurité (Code de la route et sanctions encourues en cas de non-respect), dans l'utilisation des équipements du véhicule et le contrôle préventif de celui-ci
Savoir faire:
- Organiser une activité
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Assiduité
- Rigueur
- Niveau IV Bac/ Bac +2
- Permis B : Autorisation de conduite
- Bonne condition physique (port de charges lourdes)
Autonomie et responsabilités :
- Responsabilités liées à la distribution, la confidentialité et le secret de la correspondance.
- Responsabilité dans la conduite du véhicule, le respect des règles de sécurité (Code de la route et sanctions encourues en cas de non-respect), dans l'utilisation des équipements du véhicule et le contrôle préventif de celui-ci
Savoir faire:
- Organiser une activité
- Appliquer les normes, procédures et règles
- Rendre compte
Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe
- Assiduité
- Rigueur
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Autonomie
- Excel
- Facturation
- Traitement du courrier
- Manutention
- Sens de l'organisation
- Règles de sécurité
- Bonne condition physique
- Conduite de véhicules