Les missions du poste
Au sein du service ressources humaines, l'agent est plus particulièrement chargé du secrétariat mutualisé RH/service logistique. Il gère le courrier « arrivée-départ » et assure le suivi des divers congés et les visites médicales. Il gère les décorations, les absences syndicales, le recensement des grévistes.
Collationner et transmettre le courrier « départ » au service responsable de l'expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier « arrivée » et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
Exécuter l'envoi après validation par une autorité du courrier électronique « départ » ; assurer la diffusion des messages électroniques « arrivée » par le biais des messageries électroniques.
Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages...) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l'interlocuteur ad hoc.
Établir les demandes d'accès « base » au profit des visiteurs extérieurs.
Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule
Suivre les absences des représentants syndicaux et des grévistes pour l'ensemble du personnel civil de la STAT
Le profil recherché
Expérience souhaitée dans le secrétariat
BEP ou CAP secrétariat
Compétences requises
- Création d'une base documentaire
- Traitement du courrier