Agent Polyvalent Tournées Courrier et Archives H/F - Préfecture des Yvelines

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type : FPLOG003 Gestionnaire courrier / archiviste

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales
- Assurer la collecte, le tri et la distribution du courrier interne et externe entre les différents bâtiments du site
- Organiser et effectuer les tournées quotidiennes selon un planning défini
- Garantir la fiabilité et la confidentialité des documents transportés
- Veiller au respect des délais de distribution
- Signaler toute anomalie ou incident (retard, erreur de distribution, pli détérioré)
- Entretenir une relation de service avec les agents et services destinataires
- Veiller au bon état du matériel utilisé (chariot, sacoches, véhicule..)
- Appliquer les consignes de sécurité et de confidentialité
En activité annexe:
- Rechercher et extraire les dossiers demandés par les services internes
- Mettre à disposition les dossiers physiques ou numériques dans les délais requis
- Assurer la traçabilité des mouvements de dossiers (prêt, retour, consultation)
- Garantir la confidentialité des informations communiquées
- Préparer les dossiers en vue de leur numérisation (tri, dépollution, vérification de l'intégrité)
- Scanner les documents dans le respect des normes de qualité (résolution, format, lisibilité)
- Classer les fonds selon les règles archivistiques (respect des fonds, plan de classement)
- Réceptionner les versements d'archives des services producteurs.
- Vérifier la conformité des bordereaux de versement
- Assurer le tri réglementaire des documents (conservation, élimination selon les durées légales)
- Participer aux campagnes de collecte d'archives publiques
Votre environnement professionnel
Activités du service : Le bureau assure la réception, l'orientation et l'information des usagers de la préfecture, des sous-préfectures et des DDI. Le pôle «sollicitation des usagers» assure la gestion du courrier dématérialisé, le traitement et la réponse aux courriels des usagers, ainsi que l'organisation, la conservation et la communication des archives. Le chef de ce pôle pilote et coordonne les activités, veille au suivi des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées aux usagers. Le pôle «accueil et sécurité» est chargé de l'accueil physique du public et de la sécurité des locaux et des personnes. Le chef de pôle assure l'organisation de l'accueil, la coordination des dispositifs de sécurité. Il veille au respect des règles de sécurité et à la qualité de l'accueil. Il a en charge le point d'accueil numérique
Composition et effectifs du service :23 agents répartis en 2 pôles (2A: chef de bureau et adjoint; 2 B chefs de pôle et 17 C; et 2 agents de la direction des migrations et de l'intégration en hiérarchie fonctionnelle)
Liaisons hiérarchiques : Le chef de pôle sollicitation des usagers ; Le chef du bureau et son adjoint
Liaisons fonctionnelles : L'ensemble des agents et des services de la préfecture et des sous-préfectures et les DDI

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Savoir accueillir / niveau pratique - requis
Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - à acquérir
Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

Vos perspectives
Ce poste permet d'acquérir une expérience pour passer les concours et examens professionnels.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

• Respect des délais
• Traitement du courrier
• Normes de qualité