Secrétaire Polyvalent - Mairie de Versailles H/F - Communes

Assistance à la directrice de la sécurité et aux responsables de service dans l'organisation du travail :Accueillir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; informer les interlocuteurs et les diriger, le cas échéant, vers le bon contactAssurer le suivi des dossiers : centraliser les retours d'information et diffuser les éléments nécessairesOrganiser et assurer l'accueil physique des usagers et des visiteurs (gestion des rendez-vous)Réalisation de travaux de secrétariat :Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser le courrier de la direction et des services, en assurer le suivi jusqu'à son archivageAnalyser les sollicitations et rédiger les réponses aux usagers (courriers, courriels, etc.)Rédiger, saisir et mettre en forme différents supports (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports, etc.)Assurer le suivi comptable et budgétaire : préparation budgétaire, émission des bons de commande, contrôle des livraisons, validation des factures, élaboration, mise en signature et diffusion des états de recouvrementGérer les stocks de matériels et fournitures, assurer leur réapprovisionnement et traiter les demandes (mobilier, DSIN, bons de travaux, etc.)Mettre en place et suivre des indicateurs d'activité à l'aide de tableaux de bord statistiquesRédiger des notes à usage interne et externeManifestations (dérogation à l'arrêté préfectoral portant sur le bruit et demandes de tirs de feux d'artifice) :Réceptionner, analyser et traiter les demandes : enregistrement, rédaction, mise en signature, légalisation et notification des arrêtés municipaux d'autorisationAssurer la mise à jour des tableaux de suivi des manifestations et le suivi global des événements récurrents organisés sur la communeGestion administrative des mises en fourrière automobile :Contrôler et enregistrer les mises en fourrière via les logiciels métiers dédiésRecenser les véhicules signalés en stationnement abusif par les agents de terrainAssurer le suivi des notifications adressées aux propriétaires des véhicules concernésAlimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activitéConsultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078260713001010-secretaire-polyvalent?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Formation :Niveau III : (Bac +2)Expérience :Oui / expérience dans l'assistanat, secrétariat

• Gestion de la chaîne d'approvisionnement
• Tenue comptable
• Compte-rendu
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier