Assistant Achats - Support Approvisionnements - Gestionnaire ADV H/F - GIF emploi

Contexte

Dans le cadre du renforcement de notre équipe en charge du suivi des prestations externes, nous recherchons un(e) Gestionnaire Approvisionnements & Prestations. Véritable interface entre les fournisseurs, les opérationnels et les services supports, vous assurez le suivi administratif, financier et contractuel des prestations, de la demande initiale jusqu'à la facturation finale.

Vos missions

Gestion des prestations et approvisionnements

- Accompagner les pilotes métiers dans leurs demandes de prestations.
- Réaliser les demandes d'achats et suivre leur circuit de validation.
- Assurer le suivi des commandes et des réceptions.
- Contrôler les notes de frais et veiller au respect des barèmes.
- Relancer les différents intervenants afin de garantir le respect des échéances.

Gestion administrative des fournisseurs

- Assurer le suivi des bons de livraison et des réceptions.
- Compiler les pointages mensuels et contrôler leur cohérence avec les factures.
- Réceptionner les prestations dans l'ERP selon les procédures en vigueur.
- Réaliser les synthèses mensuelles des entrées et sorties de prestataires.
- Suivre les échéances des missions et anticiper les renouvellements ou clôtures.

Gestion des demandes de travaux

- Consulter les fournisseurs du panel suite aux demandes des pilotes.
- Assurer le suivi des workflows de validation.
- Engager les commandes et imputer les coûts sur les budgets appropriés.
- Suivre l'avancement des travaux avec les fournisseurs.
- Réaliser les réceptions administratives après validation des livrables.
- Mettre à jour les outils de suivi et les reportings associés.

Gestion des litiges et facturation

- Traiter les écarts de facturation.
- Analyser et résoudre les litiges administratifs avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi des pièces manquantes et des anomalies de réception.
- Participer à l'amélioration continue des processus.

Gestion des accès et formalités administratives

- Créer et suivre les demandes administratives liées à l'arrivée des prestataires.
- Contrôler les validations nécessaires.
- Assurer le suivi des dates de fin de mission.
- Remonter les points de blocage aux interlocuteurs concernés.

GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Profil recherché

Formation

- Bac +2 à Bac +3 maximum.
- BTS Gestion PME, BTS SAM, BTS Comptabilité-Gestion, DUT/BUT GEA ou équivalent.

Expérience

- Première expérience réussie de 2 à 5 ans en :
- ADV (Administration des Ventes),
- Achats / Approvisionnements,
- Gestion fournisseurs,
- Gestion administrative de prestations,
- Facturation et traitement des litiges.

Compétences

- Maîtrise d'Excel.

- Outils

Actuellement : Microsoft AX 2012

Évolution prévue : SAP (janvier 2027)
Pas besoin de maîtriser AX forcément.

-
- Bonne connaissance des processus achats et facturation.
- Aisance dans le suivi administratif et financier.

Qualités personnelles

- Rigueur et sens de l'organisation.
- Excellentes capacités de communication.
- Goût pour le suivi opérationnel et les interactions fournisseurs.
- Réactivité et gestion des priorités.
- Esprit d'équipe et sens du service.

Salaire 32 à 38 ke

• Administration des ventes
• Gestion des litiges
• Reporting
• Notes de frais
• Amélioration continue
• Excel
• Facturation
• Gestion des fournisseurs
• Réactivité
• Sens de l’organisation