Assistant du Directeur Général des Services - Mairie de Mery-Sur-Oise H/F - 78

1-RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Sous la responsabilité hiérarchique du :
Directeur Général des Services

2-MISSIONS

1. Assister le DGS,
2. Définir et suivre le budget du secteur

3-NATURE DU POSTE

Temps complet

4-ACTIVITES PRINCIPALES

L'assistant(e) de la DGS aura en charge :

SECRETARIAT

- Accueil physique et téléphonique et gestion de mails : renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les messages,
- Gérer l'agenda et planifier les réunions du DGS,
- Participer à la préparation des dossiers pour les projets et réunions du DGS,
- Courrier sortant : Préparer la pochette pour les agents qui se charge de la navette HDV/La Poste
Préparer les envois groupés « Destinéo »
Lien avec La Poste (évolution tarifs et offres, demande de liasses RAR, Colis...)
- Courrier entrant : Ouverture, enregistrement et dispatch après visa de la Direction
- Lien avec la CCVO3F pour la navette Préfecture
- Organiser la tournée d'affiche dans les panneaux municipaux (Planning, listing de suivi, préparation de la tournée)
- Organiser la tournée dans les écoles (Planning et lien entre les besoins de la com' et les agents ST)
- Elaborer et suivre le budget du secteur et établir les bons de commande correspondants (Affranchissement, Boite postale, Le Parisien, la Gazette du Val d'Oise, la Gazette des communes, Machine à mettre s/s plis, Frais d'honoraire avocats/notaires/huissiers, Aide secrétaire médicale, loyer maison de santé, dépenses copropriété, loyer local gare, mission CIG))
- Parapheurs : Vérification avant signature puis retour aux services
- Tenir les registres des actes administratifs et publier les actes administratifs sur le site Internet (en lien avec le service juridique)
- Archives : Missionner le CIG pour mise à jour, versement et élimination
Effectuer les recherches pour les services et les sortir

Missions annexes
En l'absence de l'assistante du maire et du cabinet :
Accueillir physiquement et téléphoniquement,
Gérer l'agenda du maire.