Assistant de Direction - Conseil Départemental des Yvelines H/F - 78

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de direction H/F.

Poste basé à Guyancourt.

La Direction Générale Adjointe à l'Autonomie a pour mission de mettre en oeuvre la politique départementale en matière de bien-vieillir, de prévention de la perte d'autonomie et d'accompagnement des Yvelinois concernés.

Elle veille à la bonne application des actions engagées pour améliorer la qualité de vie des seniors et des personnes en situation de handicap.

L'ambition départementale est de permettre à chaque senior et à chaque personne en situation de handicap de bien vivre à tout âge dans les Yvelines, en proposant des réponses individualisées, adaptables et accessibles, pleinement ajustées à leurs besoins.

Cette ambition s'appuie sur une volonté affirmée d'innover, afin de développer des solutions nouvelles, durables et structurantes au service de l'autonomie en répondant au mieux aux enjeux de la population vieillissante à l'horizon 2030-2050.

En tant qu'assistant de direction de la DGA à l'autonomie H/F, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

PILOTAGE ADMINISTRATIF

Gérer l'agenda de la DGA-Autonomie,
Organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, organiser l'accueil des participants,
Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte-rendu,
Constituer des listes de diffusions et savoir transmettre les informations aux collaborateurs concernés,
Préparer des fonds de dossiers préalables aux rendez-vous de la DGA-Autonomie,
Rédiger des courriers, mettre en forme des notes, savoir consulter les logiciels métiers et maitriser Word, Excel et Powerpoint,
Être réactif à toute demande interne ou externe
Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques,
Réaliser et mettre à jour des tableaux de bords et de suivi de l'activité de la direction,
Assurer le suivi des signatures en parapheur électronique,
Encadrer et coordonner l'ensemble des agents administratifs de la direction.

ORGANISATION - LOGISTIQUE

Coordonner l'activité de la directrice / et de ses déplacements,
Planifier les absences des directeurs de la DGA et gérer le logiciel pour les validations,
Gérer toutes les demandes matérielles, logistiques et organisationnelles de la direction
Réaliser la mise à jour, voir la création d'outils, de tableaux de bord ou d'échéancier permettant d'assurer le pilotage des activités de la direction.

COMMUNICATION

Assurer une communication fluide au sein de la direction et des partenaires,
Avoir un rôle d'anticipation, d'alerte et de suivi des actions de la DGA-A.