Assistant Administratif et Financier - Cpi de Gif-Sur-Yvette H/F - 78

A 20 km de Paris, la Communauté d'agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.

La communauté d'agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d'atouts uniques en Ile-de-France notamment par l'importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.

Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l'agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l'apprentissage, de l'égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.Au sein du Centre de Proximité Intercommunal (CPI) de Gif-sur-Yvette, vous assurez les principales tâches relatives à la gestion administrative et financière du service infrastructure, ainsi que l'accueil physique et téléphonique, en collaboration avec le responsable du CPI, d'un responsable d'unité, d'un chargé d'opérations et des chefs d'équipes, et en lien avec les autres services des villes et de la Communauté d'Agglomération Paris-Saclay (CPS).

En tant qu'assistant·e administratif et financier, vos missions seront :

- Accueillir les services techniques (en binôme avec l'assistante du service superstructure)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, avec gestion de la main courante (tableau indicateur)
- Assurer la gestion de la messagerie internet, et l'enregistrement des courriels et des courriers
- Enregistrer les réclamations des administrés, et être le relai pour les tous les dysfonctionnements avec les prestataires, les concessionnaires, les syndics...
- Renseigner les usagers et être le relai si nécessaire des informations vers l'interlocuteur compétent
- Organiser et planifier des réunions et rendez-vous
- Rédiger des documents administratifs (arrêtés, permissions de voirie ...)
- Préparer des documents pour les commissions travaux
- Traiter et gérer les « dossiers accidents » avec les services juridiques de la CPS et de la mairie de Gif-Sur-Yvette
- Assurer la gestion des fournitures administratives
- Élaborer des bons de commande ville et CPS (en fonctionnement et en investissement pour l'ensemble des villes du CPI)
- Gérer et suivre les factures