Chargé·e de Missions de Structuration H/F - 78

Contexte du recrutement :
Dans le cadre de la mise en oeuvre d'une nouvelle organisation interne et du déploiement d'outils numériques collaboratifs (suite Google : Forms, Sheets, Docs), le Centre Yvelines Médiation connaît un accroissement temporaire d'activité nécessitant un appui à la structuration, à la consolidation et à la diffusion de ces nouvelles pratiques.
Le poste vise à accompagner la direction et l'équipe dans cette phase de transition, à renforcer la mise en place et la cohérence des procédures internes et à contribuer à l'appropriation des outils numériques par l'ensemble de la structure.

Type de contrat :
- Contrat à durée déterminée (CDD)
- Temps plein - 35 heures hebdomadaires
- Prise de poste : 1er janvier 2025
- Durée : 6 mois
- Statut : Employé non cadre
Position hiérarchique :
Sous la responsabilité de la directrice, en lien étroit avec les médiatrices familiales, les médiateurs-contributeurs et les partenaires de la structure.

Missions principales
- Participer à la mise en place, au suivi et à l'optimisation des nouvelles procédures internes pour garantir leur fiabilité et leur efficacité.
- Assister la direction dans la mise en place des activités : rédaction et mise en forme de documents, suivi des courriers et des mails, gestion des plannings (Google agenda), archivage et classement numérique.
- Alimenter, organiser et actualiser les nouvelles bases de données et documents collaboratifs (Google Sheets, Forms, Docs) pour assurer un suivi précis des dossiers et des informations.
- Suivre les dossiers administratifs et financiers, incluant le traitement et le suivi des factures, le suivi des paiements dans le cadre du nouveau fonctionnement.
- Participer à la coordination des échanges internes et externes avec l'équipe, les partenaires et les médiés.
- Accompagner les équipes dans la prise en main des outils numériques et des nouvelles procédures, en apportant conseils et soutien.
- Contribuer à la pédagogie interne : expliquer, reformuler et aider à l'appropriation des nouveaux fonctionnements.
- Proposer des améliorations et simplifications des process existants pour gagner en efficacité.
- Identifier les besoins d'évolution des outils numériques et participer à leur adaptation.