Assistant Administratif Communication et Évènementiel - Mairie de le Chesnay-Rocquencourt H/F - 78

L'assistant Communication et Événementiel assure un rôle transversal de soutien administratif, logistique et opérationnel auprès des deux services. Il/elle veille à la bonne circulation de l'information, à la cohérence des actions de communication en lien avec les événements organisés, et participe à la mise en ½uvre opérationnelle des projets. Il/elle vient également en soutien aux actions de communication externe de la collectivité.

Soutien administratif et logistique
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gestion des courriers, mails et agendas des services
- Organisation de réunions
- Gestion des fournitures administratives (commandes et stocks)

Suivi administratif des activités
- Suivi des approvisionnements et prestations de services : réalisation des bons de commande, contrôle des livraisons/exécutions, réception/service fait, etc.
- Suivi de la facturation : rapprochement des bons de commande aux factures, relances fournisseurs
- Rédaction et suivi des délibérations, décisions et arrêtés
- Tenue et mise à jour du fichier des partenaires et prestataires
- Appuie à la communication événementielle (invitations, relances, signalétique, etc.)
- Gestion des inscriptions aux événements
- Mise à jour de la base de données de Relations publiques
- Classement et archivage des documents (physique et numérique)

Coordination du calendrier des événements de la collectivité (portail Evènements)
- Garant de la planification conjointe des projets communication et événementiels
- Participation au Comité opérationnel Evénements
- Synchronisation des informations entrre les deux services
- Suivi des plannings, échéanciers et livrables
- Mise à jour des outils partagés (tableaux de bord, rétroplannings, documents de suivi), et à ce titre assure l'administration métier du portail Evénements

Soutien aux actions de communication
- Relecture et correction de documents (plaquette, magazine, etc.)
- Relance des services pour récupérer les informations manquantes

CONTRAINTES DU POSTE (horaires, astreintes, tenue ...)

* Temps de travail : 39 heures
* Horaires : lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 8h30 à 17h15 / mardi de 8h30 à 17h30
* 25 jours de congés et 23 jours de RTT annuels

MOYENS MIS A DISPOSITION

* Ordinateurs
* Logiciels professionnels