Assistant au Pôle Mutualisé de Secrétariat H/F - Fonction publique de l'État

Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C.
L'assistant(e) affecté au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services.
Il/Elle garantit les activités suivantes :
- Mettre à jour le chrono des courriers entrants
- Suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction
- Préparer les parapheurs soumis au Préfet
- Réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant
- Publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs
- Répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles
- Réserver des salles
- Répondre aux appels résiduels du standard
- Préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun
- Saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHROUS DT
- Venir en appui des services pour l'organisation d'événements (préparation des feuilles d'émargement, des chevalets...)
- Assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau
- Préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes,...).

L'assistant(e) du pôle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe.
Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction.
Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.
A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.

Afin d'assurer les différentes activités, les compétences suivantes seront nécessaires :

Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Le Parapheur, Mélanie, CHORUS DT, Limesurvey...)

Compétences transversales : sens de l'organisation, rigueur, aptitude à rendre compte.

Compétences relationnelles : sens du travail en équipe, discrétion, sens de l'accueil

Elles pourront s'acquérir par la formation ou le compagnonnage.

• Secrétariat
• Logiciels bureautiques