Assistante de Service des Moyens Generaux et de Direction H/F - 78

Placé(e) sous l'autorité directe du Secrétaire Général Délégué (SGD) du campus de Versailles.

L'assistant(e) de service :
- Assure la gestion administrative et matérielle courante au fonctionnement du service,
- Assure les fonctions d'assistante auprès du Secrétaire Général Délégué et du Directeur de campus,
- Collabore étroitement avec le/la personne responsable des moyens généraux et le/la responsable informatique.

Missions principales :

· Assure l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes,

· Réserve les salles et programme les visioconférences pour les réunions,

· Assurer le soutien logistique de l'activité du service en lien avec le/la responsable des moyens généraux : gestion du parc automobile, préparation des salles,

· Rédige des mails, courriers, notes et comptes rendus,

· Assure l'organisation d'événements du campus,

· Etablit des devis concernant le fonctionnement général du campus,

· Gestion financière du service :
- Etablit des demandes d'achat en lien avec le pôle de gestion,
- Valide les services faits,
- Contribue au suivi budgétaire pour la direction de campus

· Gestion des déplacements des agents :
- Commande des billets,
- Réservation des hôtelset des véhicules,
- Etablit les ordres de missions, les états de frais.

· Gestion administrative des contrats/marchés/conventions :
- Accompagne le/la responsable des moyens généraux et le Secrétaire Général Délégué (SGD) sur l'ensemble des marchés et contrats liés à la partie travaux et maintenance du campus en lien avec le service central des marchés concernant la partie rédactionnelle et juridique,
- Collaboration étroite avec le/la responsable des moyens généraux sur la partie technique (cahier des charges spécifiques), mise en concurrence, respect des délais,
- Assure le suivi des marchés/contrats en cours.

· Communication :
- Chargée du développement et de la mise à jour du site intranet du campus en lien avec la direction de la communication.

· Travaille en collaboration avec les autres personnels administratifs du campus

Conduite de projet en lien avec le Secrétaire Général Délégué.

Rémunération pour les contractuels : entre 2 030 Euros et 2 172 Euros bruts selon expérience